Persondatapolitik

 I det følgende kan du læse, hvordan vi hos VS-Gruppen behandler dine personoplysninger.

1. Dataansvar og kontaktoplysninger:

VS-gruppen er dataansvarlig for de oplysninger vi indsamler om dig og vores samarbejdspartnere, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Kontaktoplysninger:

VS-Gruppen, Kristrupvej 59, 8960 Randers SØ. Telefon 21789151, E-mail: info@vs-gruppen.dk

Har du spørgsmål til behandlingen, er du velkommen til at kontakt os via info@vs-gruppen.dk

2. Hvilke oplysninger indsamles, og hvad bruges de til:

Vi indsamler, behandler og opbevarer generelt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne service dig i forhold til interesse for en af vores boliger og selve lejeaftalen/lejeforholdet mellem dig og os.

Besøg på hjemmeside: når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik.

Kommunikation med potentielle lejere: Når du har spørgsmål eller en interesse i vores lejemål kan du kontakte os via: www.vs-gruppen.dk, e-mail eller telefon. Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i dialog med dig, f.eks. svare på spørgsmål om vores ydelser/lejligheder m.m. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation, det vil typisk være navn, e-mail og telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f. Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysninger ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter, og vi indhenter ikke yderligere oplysninger.

Lejere: I forbindelse med indgåelse af en lejeaftale registrerer vi de oplysninger, som du selv afgiver til os for at kunne udarbejde lejekontrakt, husdyrskontrakt, fremtidig huslejeopkrævning mm. Vi behandler disse oplysninger for at kunne administrere og betjene dig bedst mulig som lejer samt for at overholde gældende lovgivning. Det omfatter som udgangspunkt følgende oplysninger på dig som lejer: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, betalingsinformationer, antal familiemedlemmer samt i visse tilfælde helbredsoplysninger (for eksempel oplysninger om handicap, hvis det er nødvendigt og relevant for lejeforholdet).

I forbindelse med tilmelding til forsyningsvirksomheder (el, vand, varme). samt digital underskrift af dokumenter har vi behov for at modtage og videregive dit personnummer. Personnummeret anvendes af forsyningsvirksomheden til at foretage en entydig identifikation af dig.

Bogføring: Vi skal gemme alle regnskabsbilag, jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for bogføringen. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse. Disse oplysninger opbevarer vi som minimum 5 år efter at sidste regnskabsår er afsluttet.

Ansøgninger: Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere om de matcher et eventuel ansættelsesbehov i vores virksomhed. Hvis du sender din jobansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f. Hvis en ansøgning sendes til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet. Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til et job, så vil vi give dig særskilt information om hvordan vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.

3. Hvem har adgang til personoplysningerne:

Vi i VS-Gruppen har adgang til personoplysningerne, dog kun det i omfang dette er nødvendigt for at kunne servicere dig som lejer eller for at overholde gældende lovgivning.

Vi har samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være data behandlere. Eksempel på ekstern leverandør er Boligmanager og www.boligportal.dk  som leverer systemer til at organisere vores arbejde, service, rådgivning m.m., og derved opnår de adgang til de oplysninger der er påkrævet for deres samarbejde med os.

Det er vores ansvar at sikre, at personoplysningerne behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere.

4. Hvor længe opbevares oplysningerne:

Vi gemmer personoplysningerne så længe du er lejer hos os.

Efter lejemåls ophør gemmes de hvis det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning.

5. Dine rettigheder:

 Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os (kontaktinfo findes under punkt 1), så vi kan hjælpe dig med dette.

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.

Du har ret til at få eventuelle urigtige oplysninger om dig selv rettet.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til dataportabilitet (udlevering af data i et almindelig anvendt format).

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

6. Klage:

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utiifreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynes kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.

7. Ændringer:

 Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden.